ksero w urzędzie

Ksero w urzędzie także dla realizacji potrzeb obywatela

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 stycznia 2021 r. orzekł, że realizacja idei nowoczesnego państwa wymaga, by urzędnik skopiował dla strony żądany dokument z akt sprawy, a nie zmuszał ją do tworzenia odręcznych notatek. 

Urzędnik może odmówić wykonania kserokopii dokumentu, ale wyłącznie wtedy, gdy wniosek jest oczywistym i świadomym nadużywaniem prawa albo z powodu trudności organizacyjnych organu. W ramach udostępnienia akt stronie nie mieści się sporządzenie przez organ, na wniosek strony, kopii całości dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy

Żądanie obywatela wykonania kserokopii przez urzędnika

J.P. wystąpił o sporządzenie kserokopii całości akt sprawy. Wniosek uzasadnił koniecznością przygotowania skargi do Ministra Sprawiedliwości – Prokuratora Generalnego na postępowanie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 

Organ odmówił sporządzenia kserokopii i przytoczył treść art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. oraz stwierdził, że żądanie wydania kserokopii akt sprawy nie mieści się w powołanych regulacjach prawnych, tym samym nie ma podstaw, aby wydać stronie uwierzytelnione odpisy całości akt administracyjnych.

Prawo wglądu do akt

Zgodnie z art. 73 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów oraz może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

W stosowaniu powyższej regulacji, na tle zakresu prawa strony do wglądu w akta sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, dochodziło do rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych. W konsekwencji Rzecznik Praw Obywatelskich wystąpił o podjęcie przez skład siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego uchwały mającej na celu wyjaśnienie, czy w ramach udostępniania akt stronie, na podstawie art. 73 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. 

Wykonanie kserokopii – zgodne z k.p.a.

Rozpoznając wniosek skład siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego podjął uchwałę wskazującą, iż w ramach udostępnienia akt stronie na art. 73 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy (uchwała siedmiu sędziów NSA z dnia 8 października 2018 r. sygn. akt I OPS 1/18). Powyższa uchwała jest wiążąca dla składów sądu administracyjnego.

NSA podzielił stanowisko wyrażone w przywołanej uchwale stwierdzając, że nie każda ze stron ma możliwość samodzielnego zapisania zawartości akt za pomocą najnowocześniejszych urządzeń technicznych, czy to ze względu na to, że ich nie posiada, czy to z uwagi na nieumiejętność posługiwania się nimi. 

Odmowa wykonania kserokopii prowadzi do nierówności stron

W takiej sytuacji, odmowa wykonania kopii za pomocą dostępnych w biurze organu urządzeń prowadziłaby w istocie do nierówności pomiędzy stronami ze względu na dostępność nowych technologii. 

Powszechna dostępność np. kserokopiarek w urzędach i łatwość z jaką można w ten sposób uzyskać kserokopię żądanego materiału z akt, nakazuje rozwiązać tę sytuację w zgodzie z gwarancjami z art. 51 ust. 2 i 3 Konstytucji RP. 

NSA dopuszcza sporządzenie na wniosek strony kopii z akt, przy użyciu dostępnych w organie urządzeń, tak aby w dobie postępu technicznego możliwość utrwalenia treści akt przez stronę nie ograniczała się do notatek odręcznych, z istoty swej niegwarantujących w stosunkowo krótkim czasie takiego odwzorowania treści, jak np. kserokopia, czy fotokopia. 

Odmowa sporządzenia kserokopii dokumentu musi mieć uzasadnienie

Kwestia techniki sporządzania kserokopii wymaga organizacyjnego rozwiązania przez organ, to jednak odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania – tylko w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony organu dopuszczalne pozostaje wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku o sporządzenie kserokopii dokumentów. 

Odmowa z powodu oczywistego nadużywania prawa

Odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona oczywistym i świadomym nadużywaniem prawa wynikającego z art. 73 k.p.a. 

To nie oznacza bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie.

Koszty wykonania kserokopii

Strona powinna ponieść koszty sporządzenia kserokopii dokumentu – kwestia kosztów sporządzenia przez organ kserokopii znajduje rozwiązanie na gruncie art. 262 § 1 k.p.a., który stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. 

Wyrok NSA z 25 stycznia 2021 r. I OSK 3898/18

Shopping cart
Brak produktów w koszyku!
Continue shopping
0